相比以往任何時候，企業(yè)更加希望團(tuán)隊在一個日趨互聯(lián)和復(fù)雜的世界里能從容應(yīng)對各種商業(yè)挑戰(zhàn)。隨著競爭日益激烈、投資環(huán)境更加風(fēng)險化，創(chuàng)新不再僅僅是市場領(lǐng)導(dǎo)者所要追逐的。它對任何想積極進(jìn)取的企業(yè)而言，都至關(guān)重要，而且它需要團(tuán)隊合作來孕育產(chǎn)生。
為了植入多元化的視角并且加速創(chuàng)新進(jìn)程，現(xiàn)在許多團(tuán)隊由分布在世界各地的員工組成。正因為實時看見彼此能帶來很多益處，他們在日常協(xié)作中紛紛求助于視頻工具。雖然相比其他技術(shù)，視頻工具能提供更為豐富的信息內(nèi)容，但是它也會加劇“存在感差異”——當(dāng)遠(yuǎn)程參與的體驗相比在同一房間里的人要差時，就會出現(xiàn)此類情況。
存在感差異往往會給與會者雙方帶來誤解或忽視感覺，但它的負(fù)面影響卻是實實在在的，可能會拖慢項目進(jìn)度，加重團(tuán)隊之間的不信任，甚至損害員工敬業(yè)度。如果這一切真的發(fā)生了，則企業(yè)對技術(shù)設(shè)備上的投資回報是相當(dāng)負(fù)面的。
如今，團(tuán)隊合作要比以往難得多。就在不太遙遠(yuǎn)的過去，團(tuán)隊成員只要安排一個會議，大家聚集到會議室里，就能一起解決問題 —— 至少嘗試解決問題。這不是一個完美的流程，但至少一點也不復(fù)雜。
如今，企業(yè)所面臨的問題更為棘手， 投資風(fēng)險也越來越大。有時候，解決這些問題的******方法是所有員工都在一個地點辦公，但大多數(shù)時候都不是。今天對員工提出的全新技能要求是他們能夠跨越不同的地點、時區(qū)和國家來順利開展工作。員工需要在跨職能、跨文化、跨組織的分布式團(tuán)隊合作中表現(xiàn)得游刃有余。
隨便找個分布式團(tuán)隊的成員問一下，他們就會告訴你這個工作不好做。即便是在同一個地點協(xié)作辦公的團(tuán)隊，現(xiàn)在對于工作的要求也變得更高了：基本的期望就是更快速、更智慧、更創(chuàng)新。想想和與你稔熟已久、一直并肩作戰(zhàn)的團(tuán)隊成員（你可以看見他們、聽見他們、理解他們，工作內(nèi)容就在大家身邊）協(xié)作已經(jīng)挺難的了。現(xiàn)在要和遠(yuǎn)程辦公的同事（一些人你從未見過；一些人你并不十分了解；一些人為了協(xié)作不得不工作到深夜，而你也不得不一早來到辦公室，其實你很想再睡一會）一起協(xié)作辦公，那會是怎樣一個情形？
斯圖雅軒通過對視頻會議中“存在感差異”的深入調(diào)查和研究，將洞察轉(zhuǎn)換成切實有效的解決方案——融合空間和虛擬的雙重體驗，從而提升個人、分散式團(tuán)隊乃至整個企業(yè)的績效。
在彌合存在感差異的探索中，企業(yè)意識到視頻擁有解決分布式團(tuán)隊面臨的一系列挑戰(zhàn)的潛能，因此大大增強(qiáng)了視頻的使用率。思科（Cisco）預(yù)測2018年視頻將占到互聯(lián)網(wǎng)IP流量的80%（2013年達(dá)到66%），隨著越來越多的企業(yè)接受視頻工具，將進(jìn)一步推動這塊業(yè)務(wù)的成長。
一些團(tuán)隊會使用為個人通信設(shè)計的技術(shù)工具，這些工具通常安裝在智能電話、平板計算機(jī)和筆記本計算機(jī)里，可能對某些互動起到積極作用，但也會造成一系列令人尷尬或挫敗的時刻。根據(jù)視頻和語音會議系統(tǒng)的主流提供商Polycom在近期進(jìn)行的一次調(diào)研：遠(yuǎn)程協(xié)作******的障礙是糟糕的音頻和視頻的質(zhì)量，其次是分享內(nèi)容很困難。這些挑戰(zhàn)在使用小型或移動設(shè)備時更為突出。
為了幫助員工互聯(lián)，若干個針對商業(yè)環(huán)境中的視頻及內(nèi)容分享的軟件解決方案應(yīng)運(yùn)而生。它們能很好地滿足一部分需求，但也受到規(guī)模的限制：一次無法接入多個參與者（如，最多只能接入6個人），內(nèi)容分享則僅限于主機(jī)上的內(nèi)容。捕捉白板或房間里其他位置上的內(nèi)容非常笨拙、時好時壞，無法成為一個理想選擇。
隨著需求規(guī)模越來越大，企業(yè)相比以往更加依賴視頻會議或網(wǎng)真技術(shù) (Telepresence)。Infonetics 研究公司表示，2013年后期，對視頻能力的企業(yè)級需求“前所未有地高漲”，然而增長速率僅保持在5%左右，那是因為企業(yè)剛開始在辦公空間內(nèi)采納這些大型解決方案，他們?nèi)匀辉诖笮秃托⌒鸵曨l會議選項中反復(fù)斟酌。大型解決方案的業(yè)務(wù)增長將在未來提速。因為大型視頻會議系統(tǒng)對實體環(huán)境有重大影響，企業(yè)需要理解如何在他們的辦公空間里優(yōu)化此項技術(shù)。如果執(zhí)行不到位，技術(shù)可能無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，讓這個解決方案顯得又貴又不討好。
支持視頻會議的辦公空間
隨著視頻會議成為日常工作不可或缺的一部分，規(guī)劃出能支持視頻會議的空間顯得尤為重要。如果視頻會議環(huán)境的設(shè)計不夠人性化，人在鏡頭里會看上去不自然。Ritu對一部分頻繁使用視頻工具的分布式團(tuán)隊成員進(jìn)行了研究。人們在視頻會議中往往表現(xiàn)得過于生硬或拘謹(jǐn)。他們正襟危坐，仿佛自己是新聞播報員，并且不敢有多余的肢體活動。人們在視頻會議中很難做到目光接觸，因為他們會不自覺地看著屏幕，而不是攝像頭。如果攝像頭的角度沒有得到精準(zhǔn)調(diào)試，會讓妳覺得鏡頭里的人們沒有看著妳。很多視頻會議室的布局，都是為了滿足人們坐著開會的習(xí)慣，因此與會者為了不跑出鏡頭，就不能在房間里隨意走動，也因此讓他們在白板上畫圖或做筆記，變得不切實際。
我們專為分布式辦公設(shè)計了空間，在協(xié)作前、中、后各個階段都能支持團(tuán)隊成員。在這個空間里，人們可以收集并羅列信息，可以根據(jù)會議的長度按照自己的需要隨意變換姿勢。燈光、攝像頭和麥克風(fēng)的位置都經(jīng)過在雛形空間里反復(fù)測試后，最終定位。處理不同類型工作的團(tuán)隊，規(guī)模也不盡相同，針對這些情景，我們的解決方案能從容應(yīng)對，提供各種有效的環(huán)境布局，讓實時分享在視頻會議或者共處一室的團(tuán)隊之間變得簡單。
有個關(guān)鍵點需要注意：團(tuán)隊并不需要時時刻刻投入?yún)f(xié)作狀態(tài)中。他們往往先聚到一起，然后解散，各自完成分工任務(wù)，接著再聚到一起。這樣的過程通常有著他們各自的節(jié)奏和模式，在團(tuán)隊的整個項目周期里不斷循環(huán)往復(fù)。因此，當(dāng)這樣一個團(tuán)隊分布在各個地區(qū)時，就要為這些團(tuán)隊復(fù)制同樣的“共處一室”體驗，1對1、兩人對兩人的視頻會議就變得很普遍。
在一個分散式團(tuán)隊中工作無疑是一種挑戰(zhàn)。不同的語言、時區(qū)和文化往往都是障礙。此外，雖然技術(shù)讓人彼此互聯(lián)，但技術(shù)也給自己帶來問題——例如“存在感差異”，分裂“我們”和“他們”，對團(tuán)隊和諧造成破壞，即使是目標(biāo)一致的分散式團(tuán)隊也不例外。
然而，這種情況是可以避免的。分散式團(tuán)隊也可以成為高績效團(tuán)隊。忽略辦公空間的重要性是不可能解決“存在感差異”問題的，也許這聽起來有些出人意料。即使團(tuán)隊以虛擬的形式進(jìn)行互動，他們的辦公場所如何設(shè)計同樣起著巨大作用。
