相比以往任何時候，企業更加希望團隊在一個日趨互聯和復雜的世界里能從容應對各種商業挑戰。隨著競爭日益激烈、投資環境更加風險化，創新不再僅僅是市場領導者所要追逐的。它對任何想積極進取的企業而言，都至關重要，而且它需要團隊合作來孕育產生。
為了植入多元化的視角并且加速創新進程，現在許多團隊由分布在世界各地的員工組成。正因為實時看見彼此能帶來很多益處，他們在日常協作中紛紛求助于視頻工具。雖然相比其他技術，視頻工具能提供更為豐富的信息內容，但是它也會加劇“存在感差異”——當遠程參與的體驗相比在同一房間里的人要差時，就會出現此類情況。
存在感差異往往會給與會者雙方帶來誤解或忽視感覺，但它的負面影響卻是實實在在的，可能會拖慢項目進度，加重團隊之間的不信任，甚至損害員工敬業度。如果這一切真的發生了，則企業對技術設備上的投資回報是相當負面的。
如今，團隊合作要比以往難得多。就在不太遙遠的過去，團隊成員只要安排一個會議，大家聚集到會議室里，就能一起解決問題 —— 至少嘗試解決問題。這不是一個完美的流程，但至少一點也不復雜。
如今，企業所面臨的問題更為棘手， 投資風險也越來越大。有時候，解決這些問題的******方法是所有員工都在一個地點辦公，但大多數時候都不是。今天對員工提出的全新技能要求是他們能夠跨越不同的地點、時區和國家來順利開展工作。員工需要在跨職能、跨文化、跨組織的分布式團隊合作中表現得游刃有余。
隨便找個分布式團隊的成員問一下，他們就會告訴你這個工作不好做。即便是在同一個地點協作辦公的團隊，現在對于工作的要求也變得更高了：基本的期望就是更快速、更智慧、更創新。想想和與你稔熟已久、一直并肩作戰的團隊成員（你可以看見他們、聽見他們、理解他們，工作內容就在大家身邊）協作已經挺難的了。現在要和遠程辦公的同事（一些人你從未見過；一些人你并不十分了解；一些人為了協作不得不工作到深夜，而你也不得不一早來到辦公室，其實你很想再睡一會）一起協作辦公，那會是怎樣一個情形？
斯圖雅軒通過對視頻會議中“存在感差異”的深入調查和研究，將洞察轉換成切實有效的解決方案——融合空間和虛擬的雙重體驗，從而提升個人、分散式團隊乃至整個企業的績效。
在彌合存在感差異的探索中，企業意識到視頻擁有解決分布式團隊面臨的一系列挑戰的潛能，因此大大增強了視頻的使用率。思科（Cisco）預測2018年視頻將占到互聯網IP流量的80%（2013年達到66%），隨著越來越多的企業接受視頻工具，將進一步推動這塊業務的成長。
一些團隊會使用為個人通信設計的技術工具，這些工具通常安裝在智能電話、平板計算機和筆記本計算機里，可能對某些互動起到積極作用，但也會造成一系列令人尷尬或挫敗的時刻。根據視頻和語音會議系統的主流提供商Polycom在近期進行的一次調研：遠程協作******的障礙是糟糕的音頻和視頻的質量，其次是分享內容很困難。這些挑戰在使用小型或移動設備時更為突出。
為了幫助員工互聯，若干個針對商業環境中的視頻及內容分享的軟件解決方案應運而生。它們能很好地滿足一部分需求，但也受到規模的限制：一次無法接入多個參與者（如，最多只能接入6個人），內容分享則僅限于主機上的內容。捕捉白板或房間里其他位置上的內容非常笨拙、時好時壞，無法成為一個理想選擇。
隨著需求規模越來越大，企業相比以往更加依賴視頻會議或網真技術 (Telepresence)。Infonetics 研究公司表示，2013年后期，對視頻能力的企業級需求“前所未有地高漲”，然而增長速率僅保持在5%左右，那是因為企業剛開始在辦公空間內采納這些大型解決方案，他們仍然在大型和小型視頻會議選項中反復斟酌。大型解決方案的業務增長將在未來提速。因為大型視頻會議系統對實體環境有重大影響，企業需要理解如何在他們的辦公空間里優化此項技術。如果執行不到位，技術可能無法發揮其應有的作用，讓這個解決方案顯得又貴又不討好。
支持視頻會議的辦公空間
隨著視頻會議成為日常工作不可或缺的一部分，規劃出能支持視頻會議的空間顯得尤為重要。如果視頻會議環境的設計不夠人性化，人在鏡頭里會看上去不自然。Ritu對一部分頻繁使用視頻工具的分布式團隊成員進行了研究。人們在視頻會議中往往表現得過于生硬或拘謹。他們正襟危坐，仿佛自己是新聞播報員，并且不敢有多余的肢體活動。人們在視頻會議中很難做到目光接觸，因為他們會不自覺地看著屏幕，而不是攝像頭。如果攝像頭的角度沒有得到精準調試，會讓妳覺得鏡頭里的人們沒有看著妳。很多視頻會議室的布局，都是為了滿足人們坐著開會的習慣，因此與會者為了不跑出鏡頭，就不能在房間里隨意走動，也因此讓他們在白板上畫圖或做筆記，變得不切實際。
我們專為分布式辦公設計了空間，在協作前、中、后各個階段都能支持團隊成員。在這個空間里，人們可以收集并羅列信息，可以根據會議的長度按照自己的需要隨意變換姿勢。燈光、攝像頭和麥克風的位置都經過在雛形空間里反復測試后，最終定位。處理不同類型工作的團隊，規模也不盡相同，針對這些情景，我們的解決方案能從容應對，提供各種有效的環境布局，讓實時分享在視頻會議或者共處一室的團隊之間變得簡單。
有個關鍵點需要注意：團隊并不需要時時刻刻投入協作狀態中。他們往往先聚到一起，然后解散，各自完成分工任務，接著再聚到一起。這樣的過程通常有著他們各自的節奏和模式，在團隊的整個項目周期里不斷循環往復。因此，當這樣一個團隊分布在各個地區時，就要為這些團隊復制同樣的“共處一室”體驗，1對1、兩人對兩人的視頻會議就變得很普遍。
在一個分散式團隊中工作無疑是一種挑戰。不同的語言、時區和文化往往都是障礙。此外，雖然技術讓人彼此互聯，但技術也給自己帶來問題——例如“存在感差異”，分裂“我們”和“他們”，對團隊和諧造成破壞，即使是目標一致的分散式團隊也不例外。
然而，這種情況是可以避免的。分散式團隊也可以成為高績效團隊。忽略辦公空間的重要性是不可能解決“存在感差異”問題的，也許這聽起來有些出人意料。即使團隊以虛擬的形式進行互動，他們的辦公場所如何設計同樣起著巨大作用。
